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A Escrituração Contábil Digital (ECD), parte do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), deve ser entregue até 30 de junho de 2025 por empresas obrigadas a manter escrituração contábil. O documento substitui livros como o Diário e o Razão em papel, sendo transmitido por meio do ambiente digital da Receita Federal com o objetivo de simplificar e tornar mais transparente o envio de informações contábeis e fiscais.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um dos módulos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), instituído pelo Decreto nº 6.022/2007. A obrigação tem como finalidade substituir a escrituração contábil convencional, feita em papel, por uma versão digital padronizada, mais segura e integrada aos sistemas da Receita Federal.

O envio da ECD 2025 deverá ser feito por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) disponibilizado pela Receita Federal e exige assinatura com certificado digital.

Empresas que não cumprirem o prazo estão sujeitas a multas, conforme o artigo 57 da Medida Provisória nº 2.158-35/2001, que prevê penalidades de até R$ 5 mil por mês-calendário de atraso.

O que é a ECD

A ECD é o arquivo digital que substitui os antigos livros contábeis em papel e deve conter os seguintes documentos, conforme a natureza da empresa:

• Livro Diário e seus auxiliares;
• Livro Razão e seus auxiliares;
• Balancetes diários, balanços e fichas de lançamento.

Esses registros devem seguir os critérios contábeis estabelecidos na legislação vigente, respeitando o padrão do Plano de Contas Referencial e os leiautes definidos no Manual da ECD, atualizado anualmente pela Receita.

Além de garantir a conformidade contábil das empresas, a ECD viabiliza a fiscalização eletrônica, permitindo ao Fisco o cruzamento de informações com outras obrigações acessórias, como Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e DCTFWeb.

Quem é obrigado a entregar a ECD em 2025

A obrigatoriedade da ECD recai sobre empresas tributadas com base no Lucro Real, sendo também exigida em alguns casos para optantes do Lucro Presumido e outras categorias específicas.

Segundo a Receita Federal, devem transmitir a Escrituração Contábil Digital:

• Empresas tributadas pelo Lucro Real;
• Empresas tributadas pelo Lucro Presumido que distribuíram lucros ou dividendos acima da base de cálculo do IRPJ, sem retenção de Imposto de Renda na fonte (IRRF);
• Sociedades em Conta de Participação (SCP), quando a sócia ostensiva for obrigada à ECD;
• Empresas imunes e isentas, caso estejam obrigadas a manter escrituração contábil, conforme o artigo 14 da Lei Complementar nº 123/2006.

Quem está dispensado da ECD

Nem todas as empresas precisam entregar a ECD. Estão dispensadas da obrigação:

• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional, salvo nos casos em que legislação específica determine a obrigatoriedade;
• Pessoas jurídicas inativas, ou seja, aquelas que não realizaram qualquer atividade operacional, patrimonial, financeira ou mesmo aplicações no mercado financeiro durante todo o ano-calendário;
• Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas;
• Empresas do Lucro Presumido que mantiveram o Livro Caixa com registro completo da movimentação financeira e bancária, desde que não tenham distribuído lucros acima da base de cálculo do IRPJ sem a devida tributação.

É importante observar que mesmo as empresas dispensadas da ECD devem manter a escrituração em conformidade com o Código Civil e a Lei das Sociedades por Ações, caso realizem movimentações relevantes ou estejam em situação específica prevista em lei.

Como enviar a ECD corretamente

Para transmitir a Escrituração Contábil Digital, as empresas devem seguir os seguintes passos:

1. Baixar o programa validador (PVA) da ECD no site da Receita Federal;
2. Importar os arquivos contábeis gerados pelos sistemas internos, como Livro Diário e Balanço;
3. Validar as informações no PVA e corrigir possíveis inconsistências;
4. Assinar digitalmente com certificado ICP-Brasil (do tipo A1 ou A3);
5. Transmitir o arquivo por meio do ReceitanetBX.

Após a transmissão, é possível gerar e guardar o recibo de entrega, que comprova a escrituração perante o Fisco.

Penalidades por atraso ou erros na ECD

A não entrega da ECD no prazo legal ou a transmissão com omissões e erros pode gerar multas, conforme previsto na legislação tributária. As penalidades incluem:

• Multa de R$ 500 a R$ 1.500 por mês-calendário de atraso, a depender do regime tributário da empresa;
• Penalidade de 5% sobre o valor da operação comercial omitida ou incorreta, limitada a 1% da receita bruta do período, caso haja inconsistência;
• Inaptidão do CNPJ em casos de reincidência grave ou omissão prolongada.

Essas sanções estão previstas na Medida Provisória nº 2.158-35/2001 e têm sido aplicadas de forma mais rigorosa com o avanço da fiscalização digital.

ECD e sua relação com a ECF

A ECD está diretamente relacionada à Escrituração Contábil Fiscal (ECF), que também integra o SPED e tem como objetivo apurar o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

A ECD deve ser entregue antes da ECF, pois seus dados contábeis alimentam as informações fiscais da escrituração seguinte. O prazo para envio da ECF em 2025 é até o 31 de julho.

Portanto, erros ou omissões na ECD podem impactar diretamente a consistência e validade da ECF, gerando riscos fiscais adicionais para a empresa.

Importância da ECD para a contabilidade

A entrega correta da Escrituração Contábil Digital representa não apenas uma obrigação fiscal, mas também um instrumento de gestão e transparência empresarial. A adoção da ECD:

• Facilita auditorias e análises financeiras;
• Melhora o acesso a crédito e financiamentos;
• Fortalece a governança corporativa;
• Reduz riscos de autuações fiscais.

Recomendações para profissionais contábeis

Para evitar erros e garantir o cumprimento dos prazos, profissionais contábeis devem:

• Antecipar o fechamento contábil e a geração dos livros;
• Revisar lançamentos e conciliações bancárias;
• Testar o PVA com antecedência;
• Conferir se o certificado digital está ativo e válido.

Além disso, é recomendável acompanhar as atualizações do Manual da ECD e os comunicados oficiais da Receita Federal sobre o SPED.