Obrigações das empresas no Simples Nacional: veja o que precisa ser entregue para evitar multas e desenquadramento

Apesar de oferecer uma tributação simplificada para micro e pequenas empresas, o Simples Nacional não elimina as obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas. Empresas enquadradas nesse regime precisam cumprir uma série de exigências mensais e anuais para manter a regularidade fiscal e evitar multas, autuações ou até o desenquadramento.

Embora o sistema unifique tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia, especialistas alertam que muitos empresários ainda confundem simplificação com ausência de burocracia, o que pode gerar problemas com a Receita Federal do Brasil, estados e municípios.

O que é obrigatório para empresas do Simples Nacional?

Empresas optantes pelo Simples precisam cumprir obrigações principais e acessórias.

As obrigações principais envolvem o pagamento dos tributos devidos. Já as acessórias correspondem ao envio de declarações, emissão de documentos fiscais e manutenção de informações cadastrais atualizadas.

Entre as principais obrigações estão:

• pagamento mensal do DAS;
• apuração da receita bruta;
• envio da DEFIS;
• emissão de notas fiscais;
• cumprimento de obrigações trabalhistas;
• regularidade cadastral junto aos fiscos federal, estadual e municipal.

DAS: pagamento mensal é a principal obrigação

A principal obrigação das empresas enquadradas no Simples Nacional é o pagamento mensal do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).

É por meio dessa guia única que a empresa recolhe tributos como:

• IRPJ;
• CSLL;
• PIS;
• Cofins;
• CPP;
• ICMS (quando aplicável);
• ISS (quando aplicável).

O valor é calculado com base no faturamento da empresa e deve ser apurado mensalmente no sistema PGDAS-D.

Mesmo empresas sem movimentação precisam informar essa condição no sistema para evitar pendências.

PGDAS-D: faturamento precisa ser informado todo mês

Mensalmente, a empresa deve declarar sua receita bruta no Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D).

Esse processo é indispensável para calcular corretamente o DAS.

Empresas inativas ou sem faturamento também precisam entregar a apuração zerada, já que a omissão pode gerar multas e restrições cadastrais.

DEFIS: declaração anual é obrigatória

Outra obrigação importante é a entrega da Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

A DEFIS é anual e reúne informações como:

• faturamento;
• lucro;
• quantidade de empregados;
• distribuição de lucros;
• dados econômicos da empresa.

A declaração deve ser enviada mesmo que a empresa não tenha registrado movimentação no ano-calendário.

O atraso ou a omissão pode gerar penalidades e pendências fiscais.

Emissão de notas fiscais segue obrigatória

Empresas do Simples Nacional também precisam emitir notas fiscais conforme sua atividade.

Quem atua com comércio geralmente emite NF-e ou NFC-e. Já prestadores de serviço emitem NFS-e.

Em 2026, uma mudança importante afeta empresas prestadoras de serviços: a Receita Federal do Brasil determinou a obrigatoriedade da NFS-e de padrão nacional para optantes do Simples a partir de setembro.

A medida busca padronizar o processo em todo o país e reduzir inconsistências fiscais.

Obrigações trabalhistas continuam valendo

Estar no Simples Nacional não dispensa a empresa das obrigações trabalhistas.

Se houver funcionários contratados, a empresa deve cumprir normalmente regras ligadas a:

• folha de pagamento;
• FGTS;
• INSS;
• eSocial;
• férias;
• 13º salário;
• rescisões trabalhistas.

O descumprimento pode gerar passivos trabalhistas, autuações e ações judiciais.

Domicílio Tributário Eletrônico exige atenção

Desde 2026, pessoas jurídicas também precisam acompanhar regularmente o Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).

Esse canal se tornou oficial para comunicações da Receita Federal com empresas inscritas no CNPJ.

Notificações, intimações e avisos fiscais podem ser enviados digitalmente, e perder prazos pode gerar consequências relevantes.

O que acontece se a empresa não cumprir as obrigações?

Empresas que deixam de cumprir suas obrigações podem enfrentar problemas como:

• multas por atraso;
• bloqueio de certidões negativas;
• impedimento para emitir notas;
• exclusão do Simples Nacional;
• CNPJ inapto.

Além disso, a falta de regularidade dificulta acesso a crédito, financiamentos e participação em licitações.

Contabilidade é fundamental para evitar riscos

Apesar da proposta de simplificação, especialistas reforçam que o Simples Nacional exige acompanhamento técnico constante.

Mudanças na legislação tributária, novas regras fiscais e exigências acessórias tornam o apoio contábil essencial para manter a empresa em conformidade.

Para micro e pequenas empresas, a organização fiscal deixou de ser apenas uma obrigação legal e passou a ser uma estratégia de proteção financeira e crescimento sustentável.

Com informações da Agência Gov