Emissão de notas fiscais entra em nova fase: transição para IBS e CBS não terá multa

A Reforma Tributária do Consumo deixa o campo teórico e impacta a rotina operacional das empresas brasileiras já nesta virada de ano. A partir de janeiro, o layout da Nota Fiscal Eletrônica passa a permitir a inclusão de novos campos referentes à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), iniciando sua fase de teste com foco no caráter educativo e na segurança do contribuinte.

Para evitar travas na economia e eventuais paralisações no faturamento das empresas, as Nota Técnicas Nº 004 – Versão 2.0 para notas de serviços e a 2025.002 - Versão 1.33 para notas de comércio, flexibilizaram as regras de validação, permitindo que os emissores autorizem notas fiscais mesmo sem o preenchimento dos novos tributos. Apesar dessa "permissão técnica" não alterar o marco legal da Lei Complementar 214/2025, que determinou a obrigatoriedade da informação em todas as operações desde 1º de janeiro de 2026, o Comitê Gestor do IBS e a Receita Federal definiram que o primeiro ano de transição será voltado à calibragem e ao aprendizado. 

A grande novidade é a dispensa de penalidades para quem cometer erros formais ou omissões no preenchimento dos novos campos durante os primeiros meses de 2026, após o Ato Conjunto nº 1/2025 da Receita Federal do Brasil e Comitê Gestor do IBS, estabelecer que,  a aplicação de penalidades relacionadas às novas obrigações acessórias, como a de destaque dos novos tributos na nota, ficará dispensada até o primeiro dia do quarto mês subsequente à publicação da parte comum dos regulamentos do IBS e da CBS.

O fôlego para a conformidade: prazo sem multas

De acordo com o sócio-diretor de contabilidade e relações institucionais da Contabilizei, Charles Gularte, diferentemente do que se temia, o fisco não aplicará sanções administrativas imediatas. “De acordo com o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2025, não haverá aplicação de penalidades pela ausência de preenchimento ou de registro dos campos específicos do IBS e da CBS nos documentos fiscais eletrônicos. O prazo concedido pelo fisco visa resguardar as empresas a terem ciência primeiro dos regulamentos dos novos tributos para depois poderem ser cobradas das eventuais penalidades - ou seja, sem aplicação de sanções até o primeiro dia do quarto mês subsequente à publicação dos regulamentos desses tributos”, esclarece. 

Além disso, no referido Ato também foi estabelecido que, durante todo o ano de 2026, a apuração do IBS e da CBS será realizada exclusivamente em caráter informativo, sem efeitos tributários, desde que o contribuinte cumpra as obrigações acessórias previstas na legislação.

Ou seja, na prática, tudo isso significa que: os dados declarados em 2026 servirão para testes operacionais, ajustes de sistemas e validação de procedimentos, sem geração de débito tributário, sem exigência de pagamento de IBS e CBS e sem aplicação de sanções - logo, foi concedida uma janela de segurança para as empresas errarem e ajustarem seus sistemas de boa-fé. "O governo atua como parceiro ao conceder esse fôlego, garantindo que a transição seja gradual e cooperativa", explica Charles Gularte.

O ponto de atenção para os empresários é que o cumprimento correto dessa obrigação acessória (preenchimento dos campos de IBS e da CBS nos documentos fiscais eletrônicos) após esse período de fôlego concedido pelo Governo, é condicional para assegurar a dispensa do recolhimento desses tributos para o restante de  2026, ano considerado de teste e de adaptação da Reforma Tributária do Consumo. "Deixar de preencher esses campos, mesmo que o sistema permita essa ausência, significa descumprir uma obrigação que pode impedir a dispensa do pagamento do IVA teste e abrir espaço para penalidades futuras ou cobranças posteriores", alerta o executivo.

Impactos para o setor de serviços e mudanças estruturais

Para o setor de serviços, segmento majoritário entre as PMEs, as mudanças vão além da inclusão das alíquotas de teste. A atualização dos layouts introduz também a obrigatoriedade da NBS (Nomenclatura Brasileira de Serviços), que atua como um padrão nacional para identificar e organizar cada tipo de serviço, do CST (Código de Situação Tributária) e do cClass Trib (Código de Classificação Tributária), que juntos definem o tratamento fiscal da operação, indicando se ela é tributada, isenta ou beneficiada, por exemplo, e o INDOP (Código Indicador da Operação) passa a ser exigido para detalhar a natureza específica do consumo, indicando a finalidade ou destino da operação, garantindo maior precisão no rastreamento das transações.

Essas alterações exigem que os prestadores de serviços revisem os seus cadastros e parâmetros fiscais imediatamente. "Essas atualizações parecem técnicas, mas têm impacto direto no dia a dia e na tributação correta do serviço. Preparar os sistemas e os processos agora é fundamental para evitar gargalos fiscais quando as validações se tornarem restritivas", reforça Gularte.

Cronograma e atenção ao Simples Nacional

A transição desenhada pelo governo prevê etapas distintas para diferentes perfis de empresas. Para as companhias do Lucro Real e Lucro Presumido, a atenção aos campos de IBS e CBS deve ser imediata. Já para as empresas optantes pelo Simples Nacional e Microempreendedores Individuais (MEIs), a regra é de estabilidade total neste primeiro ano. Esses contribuintes não precisarão preencher os campos de CBS e IBS em seus documentos fiscais em 2026, uma medida que preserva a simplicidade operacional dessas categorias. 

No entanto, Gularte ressalta que eles não estão dispensados de preencher os novos campos de classificação de serviços (NBS) e tributária (Cclass) e indicação da finalidade da operação (INDOP). A obrigatoriedade plena dos tributos para esse grupo inicia-se apenas em 2027.

A recomendação é a revisão imediata

A orientação da Contabilizei é que os empreendedores, prestadores de serviços e profissionais liberais encarem 2026 não como um período de folga, mas como uma janela estratégica de ajustes. O foco das empresas deve ser dividido conforme seu regime tributário:

1. Empresas no Lucro Presumido

Para este perfil, 2026 é o ano de implementação prática dos novos tributos (IBS e CBS) nas alíquotas de teste.

• Frente Tecnológica: É imperativo garantir que o emissor de notas fiscais esteja totalmente atualizado com o novo layout. Isso inclui a capacidade de destacar as alíquotas de 0,1% e 0,9%, além de preencher corretamente os novos campos obrigatórios (NBS, CST, cClass Trib e INDOP).
• Frente Processual: O foco deve ser a conformidade total. O preenchimento preciso desses dados é o que garantirá a segurança jurídica e evitará bitributação ou erros de cálculo no novo sistema de créditos.

2. Empresas no Simples Nacional

Para os optantes do Simples, 2026 é um ano de conformidade técnica, sem a necessidade de destaque de impostos.

• Frente Tecnológica: A prioridade é a adesão ao Padrão Nacional da Nota Fiscal de Serviço (NFS-e). O empreendedor deve assegurar que seu sistema de emissão esteja integrado aos padrões nacionais exigidos pelo Fisco.
• Frente Processual: Diferente do Lucro Presumido, não há obrigatoriedade em 2026 de destacar as novas informações de IBS/CBS  na nota. O foco processual aqui é a organização administrativa para garantir que a transição de layout ocorra sem interrupções no faturamento.

"É o momento ideal para revisar rotinas, buscar orientação contábil especializada e garantir que, quando a arrecadação começar de fato, a empresa esteja pronta para o novo modelo tributário, sem riscos desnecessários", conclui Gularte.

(*) Homework inspira transformação no mundo do trabalho, nos negócios, na sociedade. É criação da Compasso, agência de conteúdo e conexão.